Relevé 31 et augmentation de loyer : comment remplir vos obligations sans erreur

Le relevé 31 confirme le loyer payé par un locataire et doit être transmis chaque année, au plus tard le dernier jour de février. Une augmentation de loyer suit un calendrier distinct, lié à la date de fin du bail. Pour un propriétaire de parc, maîtriser ces deux obligations évite les retards, les avis invalides et les démarches inutiles devant le Tribunal administratif du logement.

Le relevé 31 : une obligation annuelle, pas une simple formalité

Le relevé 31 doit être produit par toute personne, ou société de personnes, propriétaire d'un immeuble où un loyer a été payé ou était payable au 31 décembre. Deux copies sont exigées : une pour Revenu Québec, une pour le locataire ou le sous-locataire visé.

Pour un propriétaire qui gère un seul logement, cette obligation reste simple à suivre. Pour un parc de plusieurs immeubles, elle devient un exercice de coordination : chaque unité, chaque bail, chaque changement de locataire en cours d'année doit être reflété correctement dans le document final.

Le calendrier de l'avis d'augmentation de loyer

L'avis d'augmentation, ou de modification du bail, obéit à des délais différents de ceux du relevé 31 :

• Bail de 12 mois et plus : l'avis doit être donné entre 3 et 6 mois avant la fin du bail.
• Bail de moins de 12 mois : l'avis doit être donné entre 1 et 2 mois avant la fin du bail.
• Bail à durée indéterminée : l'avis doit être donné entre 1 et 2 mois avant la date prévue de la modification.

Une fois l'avis reçu, le locataire dispose d'un mois pour répondre. Sans réponse, les nouvelles conditions peuvent être réputées acceptées selon les circonstances. En cas de refus, le propriétaire dispose ensuite d'un délai d'un mois pour entamer la démarche prévue devant le Tribunal administratif du logement.

Les erreurs qui reviennent le plus souvent

Dans un portefeuille de plusieurs immeubles, les erreurs ne viennent presque jamais d'un manque de connaissance des règles, mais d'un manque de méthode :

• Confondre la date limite du relevé 31 avec celle de l'avis d'augmentation, ce qui mène à des envois faits au mauvais moment.
• Ne pas conserver de preuve de transmission, ce qui fragilise le dossier si le locataire conteste la date de réception.
• Appliquer un modèle d'avis identique pour tous les baux, sans distinguer les durées de 12 mois, de moins de 12 mois ou à durée indéterminée.
• Traiter chaque immeuble isolément plutôt que sur un calendrier commun, ce qui multiplie les risques d'oubli lorsque le parc grandit.

Deux obligations distinctes, une même rigueur

Le relevé 31 est une obligation fiscale : il documente le loyer payé, indépendamment de toute négociation avec le locataire. L'avis d'augmentation, lui, relève de la modification du bail et suit les règles du Code civil du Québec ainsi que la procédure du Tribunal administratif du logement.

Traiter les deux dossiers avec la même logique de gestion, plutôt que comme deux démarches séparées, réduit le nombre de dossiers incomplets. Un propriétaire qui gère encore lui-même son parc se retrouve souvent à jongler avec ces échéances en parallèle des appels, des plaintes et des retards de loyer, ce qui use le temps disponible pour les dossiers qui comptent réellement.

Comment un parc immobilier structure sa conformité

Pour un portefeuille multi-logements, la méthode qui fonctionne repose sur trois éléments simples :

• Un calendrier unique par immeuble, qui croise la date de fin de bail et la fenêtre légale d'envoi de l'avis.
• Un modèle d'avis ajusté selon la durée du bail, plutôt qu'un gabarit unique.
• Une preuve de transmission conservée pour chaque relevé 31 et chaque avis d'augmentation envoyés.

C'est exactement ce type de rigueur documentaire qui distingue un dossier solide devant le Tribunal administratif du logement d'un dossier fragile. Si vous préférez que ces échéances soient suivies pour vous, faites une demande de soumission pour évaluer votre parc.

Pourquoi confier ce dossier à Gestion Morin

Gestion Morin accompagne les propriétaires d'immeubles et prend en charge la location, la sélection des locataires, la perception des loyers, l'entretien et les urgences. Les baux, les avis d'augmentation, les relevés 31 et les dossiers devant le Tribunal administratif du logement sont suivis avec la même rigueur, dossier par dossier, pour l'ensemble d'un parc.

Cette approche s'appuie aussi sur une licence RBQ d'entrepreneur en construction, ce qui garde les rénovations à l'interne plutôt que sous-traitées. Le service est présent à Victoriaville, Drummondville et Trois-Rivières. Pour un propriétaire qui gère encore lui-même son parc et qui souhaite retirer ces obligations de son quotidien, demandez votre soumission pour voir comment votre portefeuille peut être pris en charge.